Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 29.11.2023

1. Rekisterinpitäjä
Sukututkija Helminen / Pasi Helminen
Nattarinkuja 3
36240 Kangasala

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Pasi Helminen
pasihelminen@sukututkija.fi
046-846 3674

3. Rekisterin nimi
Sukututkija Helminen asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Suomessa sukututkimuksen oikeusperusteet ja tietosuojaa koskevat lait perustuvat lainsäädäntöön joka määrittelee henkilötietojen käsittelyä ja yksityisyyden suojan.
1. Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR): EU:n yleinen tietosuoja-asetus on ollut voimassa Suomessa  toukokuusta 2018 alkaen. GDPR asetetaan yhtenäiset standardit henkilötietojen käsittelylle EU:n alueella. Sukututkijoiden on noudatettava GDPR:ä erityisesti kun käytetään elävien henkilöiden tietoja.
2. Oikeutettu etu: Sukututkijat voi vedota oikeutettuun menettelyyn jossa vaaditaan sukututkimuksen suorittamista eikä loukkaa kohtuuton yksityisyyttä. Oikeutettu etu on yksi GDPR:n oikeusperusteista.
3. Suostumus: Eläviltä henkilöiltä kerättävien tietojen osalta suostumus on vahva oikeusperuste.

Sukututkijan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yleensä sukututkimuksen käsittelyn ja sukujen historian selvittäminen.  
1. Sukututkimuksen selvittäminen: Sukututkijat keräävät henkilötietoja historiaan liittyvien henkilöiden ja perheiden historiaa. Tietoihin voi kuulua syntymä- ja kuolintietoja, avioliittoja, asuinpaikkoja, ammatteja ja muita elämänvaiheita koskevia tietoja.
2. Sukupuiden laatiminen: Sukututkijat laativat sukupuita, jotka kuvaavat eri sukupolvien välisiä suhteita. Sukupuun laatiminen auttaa hahmottamaan sukuun kuulumista ja sukulaissuhteita.
3. Kulttuuriperinnön säilyttäminen: Sukututkimus voi myös liittyä laajemmin kulttuuriperinnön säilyttämiseen. Se auttaa ymmärtämään menneitä sukupolvia ja niiden vaikutusta nykypäivään.
4. Sukutarinoiden kerääminen: Sukututkija kerää henkilötarinoita ja anekdootteja, jotka rikastuttavat sukujen historiaa. Näiden tarinoiden avulla sukututkimus saa inhimillisen ulottuvuuden.

5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tietokentät:
• Etunimi
• Sukunimi
• Postiosoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään niin kauan kuin perusteet henkilötietojen käsittelylle ovat olemassa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Ainoastaan palveluntarjoajalla on pääsy henkilörekisterin tietoihin.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).